> Web会議録音|よくあるご質問

Web会議録音

Web会議録音

※カテゴリーをクリックするとQAが絞り込まれます。

オンラインミーティングツールでの録音音声から議事録は作成できますか。

はい、作成可能です。
ただし、音声の強弱がひどい、音が途切れる、発言の重なりが多い、などの音声は文字起こしに適しません。
Q&A例をご覧いただき、録音の際にはご注意ください。

Web会議はどうやるのですか?

ご利用可能なオンライン会議サービスをお使いください。
パソコンやインターネット接続環境によって録音状態が不安定になる可能性があります。
本番前に【出席者全員の事前テスト】を行ってください。

【事前テスト】ではどのようなことを注意すればよいですか?

出席者全員の声がはっきり録音できることを確認してください。
インターネット環境やマイクの位置・精度が各自異なるため、【いつもよりはっきりと、簡潔に、ゆっくり話す】よう出席者へ注意喚起してください。
資料がある場合、オンラインで共有できることもご確認ください。
(当社へご依頼の際には資料の提供をお願いします)

開催側で気を付けておくことはなんですか? (進行について)

議長、司会者の方へ、議事の進行だけではなく【発言の交通整理】も事前にお願いしてください。
 ・発言が不明瞭に聞こえる → いつもよりはっきりと、簡潔に、ゆっくり話すことを促す
 ・発言が聞き取りにくい → 聞き返す・繰り返す
 ・タイムラグが生じ、発言が重なる → 発言時のルールを決める(挙手・順番制など)

 

また、声質が普段と違って聞こえるため、発言者が分からなくなる場合があります。
発言者を特定するために、【必ず名乗ってから発言する】などのルールも決めておいてください。
参加者がオンラインミーティングに慣れていない場合は、発言のタイミングが分かりづらい場合もありますので、
議長、司会者が、【〇〇さんはいかがですか】など、指名して発言を促すこともおすすめします。

【発言メモ】の記録もおすすめします。
 参考PDFをご覧ください。
  ・記入例:1ページ目参照
  ・メモフォーマット:2~3ページ目参照

開催側で気を付けておくことはなんですか? (録音環境について)

出席者に静かな環境での参加をお願いしてください。
窓やドアを開放したままの場合、車の走行音や鳥の声など、外部の音もそのまま録音されノイズとなります。
(換気には十分ご注意ください)
パソコンなどの機器類やエアコン、空気清浄機等の作動音などもノイズとなる可能性がありますのでご注意ください。
また、紙をこする音やページをめくる音も大きなノイズとなるため、データでの資料共有をおすすめします。
(当社へご依頼の際には資料の提供をお願いします)

【発言メモ】とはどんなものですか?

「誰が、どの発言をしたのか」が後から聞き返しても分かるようにするためのメモです。
「話した人の名前」と「発言の出だし」などをメモしておくと、文字起こしの際に発言者表記が明確となります。
お客様が編集される際にも、誰の発言だったのか確認することができます。
Web会議では、普段と違う声質に聞こえることもあるため、できるだけ【発言メモ】の記録をお願いいたします。

 

記入例とメモフォーマットPDFです。ご自由にお使いください。

 ・記入例:1ページ目参照
 ・メモフォーマット:2~3ページ目参照

パソコンから聞こえる音をICレコーダーやスマホで録音すれば大丈夫ですか。

反響やハウリングなどにより聞き取れない音になる可能性があります。
文字起こし用のメイン録音とするのはご遠慮ください。

録音できていると思っていたのに、1人だけ音声が入っていなかった。どうにかなりませんか?

録音されていない発言箇所について文字起こしすることはできません。聴取不能表記「…?…」となります。
録音前の対策として、参加者各自のパソコンやICレコーダー、スマートフォンでのサブ録音をおすすめします。
メイン録音で欠けてしまった箇所が補える可能性があります。

発言にタイムラグがあり話しづらいです。

使用機器やインターネット環境により発生します。
早口にならず、発言が重ならないように注意してください。

発言が重なってしまいます。良い方法はありますか。

議長、司会者は、【名前を言ってからの発言を促す】【「○○さんいかがですか」と名前を言ってから発言させる】など交通整理をしてください。
【発言したい場合は挙手をして、議長、司会者に許可をもらってから発言する】など、会議前のルール作り、周知をお願いします。
また、発言者は【いつもよりはっきりと、簡潔に、ゆっくり話す】ようにしてください。

普段の声と違って聞こえるので、誰が話しているのか分かりません。どうすれば良いですか。

議長、司会者は、【名前を言ってからの発言を促す】【「○○さんいかがですか」と名前を言ってから発言させる】など交通整理をしてください。

 

【発言メモ】の記録もおすすめします。
 参考PDFをご覧ください。
  ・記入例:1ページ目参照
  ・メモフォーマット:2~3ページ目参照

 

動画で発言者を判別することも可能です。ご依頼時にご提供ください。(動画割増料金が加算されます)

あいづちやひとり言も録音されてしまった。不要部分は文字起こしから省けますか?

「一般用」での原稿ご依頼の場合、不要な発言は「ケバ取り」をして読みやすく整えます。
録音前の対策として、発言していない方は【ミュート】にすると不要な発言は録音されません。

オンラインミーティングの場合、あいづちやひとり言によって主となる会話が遮られると、ほかの参加者にとっても聞き取りにくい状況となってしまいます。
発言していないときは【ミュート】にしておくよう事前に周知し、同調を示したいときはうなずく動作をする、順番を待って発言するなどして声の重なりを防ぐことをおすすめします。

ノイズはどの程度入りますか?

環境によって変わります。
ノイズの原因となる可能性が高いものの例を挙げますので、ご注意ください。
 ・【外部の音】車の走行音や鳥の声など
 ・【室内の音】パソコンなどの機器類やエアコン、空気清浄機等の作動音など
 ・【手元の音】紙をめくる音やキーボードのタイプ音、コップを机に置く音など

1カ所に数名が集まり、ほかにオンラインでの参加者もいます。この場合はどうすれば良いですか。

集まった方々も、それぞれ個室等で一人ずつの参加とするのをおすすめします。
多人数対応のWeb会議用スピーカー機能付きマイクを使用すれば、一カ所で数名での録音も可能ですが、不明瞭な音声が発生しやすくなる可能性があります。

不明瞭な音声はどんな状況で発生しますか。

・マイクと席に距離がある
・発言者の声が小さい
・部屋自体が音の反響しやすい環境

などの場合、聞き取れない音質となったり、声が突然小さくなる、音声がブツブツと途切れる等の現象が通常と比べ起こりやすくなる可能性があります。
これらはリモート参加者にとっても聞きづらいものとなります。

機器や設備の都合上、多人数対応のWeb会議用スピーカー機能付きマイクを使用します。気を付ける点はありますか。

録音音質は使用する機器や通信環境、部屋の環境に大きく左右されます。
【事前テスト】を入念に行い、発言がはっきり録音されることをご確認ください。
不明瞭な音声となる場合、複数台のマイク設置をおすすめします。
できる限りサブ録音も行ってください。

注意点をまとめたものが欲しいのですが。

注意点をまとめました。参考にお使いください。

 

【事前準備】
●ご利用可能なオンラインミーティングツールをお使いください。
●出席者全員での事前テストをお願いします。
●インターネット環境やマイクの位置・精度等により、個々の音声の聞こえ方に違いが出ます。出席者全員の声がはっきり、途切れなく録音できているかご確認ください。
●資料がある場合、オンラインで共有できることもご確認ください。

 

【1カ所に数名が集まり、ほかにオンラインでの参加者もいる場合】
●集まった方々も、それぞれ個室等で一人ずつの参加とするのをおすすめします。
●多人数対応のWeb会議用スピーカー機能付きマイクを使用すれば録音可能ですが、「マイクと席に距離がある」「発言者の声が小さい」「部屋自体が音の反響しやすい環境」などの場合、聞き取れない音質となったり、声が突然小さくなる、音声がブツブツと途切れる等の現象が通常と比べ起こりやすくなる可能性があります。不明瞭な音声となる場合、複数台のマイク設置をおすすめします。できる限りサブ録音も行ってください。

 

【録音について】
●パソコンのスピーカーから聞こえてくる音声をICレコーダーやスマートフォン等で間接的に録音した音声は、非常に聞き取りづらくなります。メイン録音としてのご利用はご遠慮ください。
●ご利用のオンラインミーティングツールの録音機能をメイン録音とし、ICレコーダーやスマートフォンでの録音はサブ録音としてのご利用をおすすめします。
●ICレコーダーやスマートフォン等をメイン録音機として使用する場合は、パソコンと録音機器をコードで接続した録音をおすすめします。
●録音方法が一つしかない場合、録音の失敗や不慮のアクシデントなどで聴取不能箇所が多く出る可能性があります。できる限りサブ録音も行い、可能ならば参加者それぞれが録音を行うことをおすすめします。
●窓やドアを開放したままの場合、外部の音もそのまま録音されノイズとなります。パソコンなどの機器類やエアコン、空気清浄機等の作動音などもノイズとなる可能性があります。その場では気にならない音でも、録音機器を通すと非常に大きなノイズとなる場合があります。ご注意ください。
●紙をめくる音等もノイズとなりますので、資料はデータでの共有をおすすめします。

〈推奨〉
メイン録音:オンラインミーティングツールの録音機能、またはICレコーダーやスマートフォン等外部機器をコードで接続しての録音
サブ録音:開催側による、ICレコーダーやスマートフォン等外部機器をコードで接続しての録音+参加者各自での録音

 

【会議中・ミーティング中の注意】
●オンラインミーティングでは、発言が不明瞭に聞こえる可能性があります。「いつもよりはっきりと、簡潔に、ゆっくり話す」ことを心掛けてください。
●インターネット環境により、発言にタイムラグが発生します。ほかの人が話し終わってから話すようにしてください。
●発言が重なると特に聞き取りづらくなります。発言が重ならないよう、議長や司会者は「発言の交通整理」にご留意ください。
●あいづちやひとり言により主となる会話が遮られると、ほかの参加者にとっても聞き取りづらい状況となってしまいます。発言していないときは音量をミュートにしておくよう事前に周知し、「同調を示したいときはうなずく」「順番を待って発言する」など、声の重なりを防ぐことをおすすめします。
●声質が普段と違うため、誰の声か分かりづらくなります。発言ごとに自分の名前を名乗ったり、議長や司会者が「○○さん、いかがですか」と指名してから発言を振るなど、後から録音を聞き返したときに発言者が分かるようご注意ください。
●「発言メモ」の記録をおすすめします。
  参考PDFをご覧ください。
   ・記入例:1ページ目参照
   ・メモフォーマット:2~3ページ目参照
●動画で発言者を特定することも可能です。ご依頼時にご提供ください。(動画割増料金が加算されます)
●発言途中に音声が不明瞭であったり、途切れてしまった場合は、議長や司会者が「聞き返す・繰り返す」ことを心掛けてください。

 

【事前に決めておくルール例】
●発言の際は必ず名乗る。
●議長、司会者が話題を振る際に、「○○さん、いかがですか」など指名する。
●自分が発言する時以外は「ミュート」に設定する。
●基本的な発言は順番を決めておく。
●順番外で発言したい際は、挙手をする等のジェスチャーでその旨を議長、司会者に伝える。
●事前に注意事項を参加者全員に伝える。

営業カレンダー